档案留存及查阅制度

第一条 为了档案的完整性、及时性，更好的利用档案，特制定本制度。

第二条 本制度适用于本镇所有相关档案管理工作。

第三条 本制度规范性引用文件为《中华人民共和国档案法》。

第四条 档案室及各部门档案管理相关工作人员职责：

1、确保文件材料的齐全、完整、准确和规范；

2、督促、指导、协助各部门做好立卷的保管工作；

3、加强归档工作的宣传和档案的科学管理；

4、严格执行档案查阅制度；

5、为公司在管理、运行经营中提供良好的服务。

第五条 档案保管要求：

1、上级机关印发的有关文件及本镇下发的各种文件，由办公室负责积累、整理、保管。

2、保管的文件材料必须准确反映我镇各项活动的真实内容，保持成套性和完整性。

3、文件材料用纸要规范，破损要裱糊，对于不合要求的档案，必须修修复后存档，及时编制录入档案文件目录。

第六条 归档范围

1、党群工作类：党务、工、青、女、协会等群团工作方面的文件材料。

2、行政工作类:行政管理、人事劳资管理、外联工作、安全保卫以及法律法规、规章制度、章程等文件材料，经济实体设立、变更、决策、计划统计、出资证明、验资证明、股权证明等材料，纳税记录、获得县级以上政府表彰、媒体报道、以及县级以上科研项目立项、审批、成果鉴定等方面文件材料，及在各项活动中形成的录音、录像、光盘、照片等实物。

3、基本建设类：土地、房屋证明、基本建设规划、工程勘探、测绘、设计、施工、竣工验收等形成的文件材料、图纸等。设备仪器类：购进设备仪器的全套随机文件、安装、调试、运行、检查维修、验收过程记录、设备台账等。

4、财务管理类:财务报告、账簿、凭证、报表、审计等。

第七条 保管办法

1、各部门的档案由本部门整理立卷，按归档时间及时向党政办公室档案室移交，由行政办公室档案室集中统一管理。

2、各种临时机构产生的档案资料，应于该机构撤销时整理立卷，按规定移交档案室。

3、各部门将档案材料整理好移交行政办公室档案室，档案员核对后，如果发现卷内材料不全的，须通知经办人补齐，双方再办理交接手续。

4、接收档案必须履行移交手续，填写移交清册，式两份，财会档案一式三份，写明案卷标题、卷内文件页数、案卷数量、移交时间，交接双。方均应签字。

第八条 档案借阅办法为开发和利用档案信息资源，确保档案安全，使馆藏档案更好地服务社会，促进社会各项事业的发展，特制定本制度。

1、利用者来馆利用未开发的档案，须持有立档单位介绍信和查档单位介绍信，证明利用者的身份和利用档案的目的、范围，经本馆负责查阅的工作人员核实后，方可利用。如果原立档单位已撤销或合并，由原立档单位所属的上级主管部门或合并所属形成的立档单位出具介绍信，负责借阅工作人员把关，提供利用。

2、凡我国公民，持居民身份证或其他合法证件，办理借阅登记手续后，即可利用开放档案。台、港、澳和华侨利用开放档案，按有关规定办理。《中华人民共和国档案法》规定“国家档案馆保管的档案，一般一般应当自形成之日起满30年向社会开放。经济、科学、技术、文化等类档案向社会开放的期限，可以少于30年，涉及国家安全或者重大利益以及其他到期不宜开放的档案，可以多于30年。”

3、查阅核心档案，须经县委或县政府主管领导批准后方可利用。

4、对控制使用、为解密的档案、资料，未经局(馆)主管领导批准，接待工作人员不得擅自提供利用。

5、公、检、法、司工作人员因公办案利用档案、资料时，需二人以上且须持有单位介绍信，履行查档手续后，在接待利用人员的帮助下，提供利用服务。律师查档案，需持有律师证、介绍信、委托书，并且，只能查阅委托人的相关资料。

6、利用者在查阅档案。资料时，由工作人员全程陪同，查阅乡(镇)会议记录，须由利用单位负责组织工作的同志持单位介绍信来馆查阅，不准翻阅与查阅无关的档案。

7、利用者如需摘抄、复即、扫描、拍摄有关档案、资料的内容，须经馆内人员报请分管领导，再请示馆长同意批准，重要档案、复印、扫描、拍摄须报请馆长批准。复印、扫描、拍摄由本馆代为办理。

8、利用者在查阅档案时，要注意保护档案，严禁在档案上勾画、折页、注释等一切损坏档案的行为，严禁涂改档案。违者依照有关法规予以处罚。

9、出具档案证明时，必须根据档案正本或可靠的抄本来编写、机打、复印等方式制发档案证明，以引述或节录档案原文为主要方法，措辞严谨，书写规范，准确真实，核对无误后，交与利用者。

10、利用者只限在阅览室内查阅。档案原则上不外借，特殊情况需要借出时，须经馆内负责人批准，严格按照《档案资料外借制度》，办理借阅手续，并限期归还。

11、档案公布权、出版权属于本馆及档案形成单位，利用者所需内容可在著作中引用，但不得公布全文或汇编出版。

第九条本制度自发布日起实施。